制度错误
令出多门:市场部、财务部、门店三个部门
考核指标太多,一件事情,三个部门都负责,各自指标不同,可能出现只顾自己、不顾大局的现象
制度长篇大论,无法控制管理过程,结果根本很难保证,导致罚款满天飞,员工对此肯定持有负面态度。
处罚不合理,门店背负100%责任,不利于管理层检讨制度。
管理层劳动量巨大,实际中比较难实现。
不利于沟通和培训,不利于制度权威性,直接影响执行力度
导致危害
三个部门都在管理,出现管理交叉、职能交叉,部分内容规定重复(市场部和财务部都做了盘点前的规定),各部门都根据自己的关注重点各做各的,没有统一性。市场部关注的是盘点的组织和过程,财务部关心的是表格的填写和盈亏,门店补充规定强调的是交班丢货的控制。
属于典型的多部门负责,典型的一个项目多个指标,三个部门有三个不同的考核指标,肯定都各自为自己的KPI努力。出了问题,容易扯皮。
字数很多,内容很多,典型的“一锅粥”式的制度,根本不能实现流程管理,因此后面出现了高达8条的罚款处理规定,这些罚款规定都是针对盘点过程而言,还不包括对结果的4条罚款处理。
根本原因是因为该制度不能控制盘点过程和结果,所以企业才需要很多罚款条款来确保结果的正确性,典型的人治政策。
不论什么原因,只要丢货,就是门店负责,导致员工宁可不卖货也不愿意丢货的心态,看好货被强化为首要职责。
由于盘点盈亏与管理层效益无关,所以没有任何动力就流程失误、管理漏洞提升工作,改善丢失的发生。
由于正常盘点流程不能确保准确、诚实的结果,因此管理层的监督复查劳动大大增加,按照8个店每个店铺20件品种的抽查,计算上每个店的配合人员,耗费大量的管理时间和精力。
由于各个部门单独制定制度,导致培训时,首先材料难以统一,其次财务部、市场部都需要对盘点进行培训,内容难免存在矛盾和重复,制度的权威性不足,势必导致员工觉得,公司那套还不如自己经验来得更快更好,不利于执行。
科学零售
只有一个总流程,涉及到相关部门,各自留有业务接口,全公司对一个项目行动标准统一。
一个总的PKI项目,由某个部门负责,出了事情有负责部门和人员,其他部门的协调指标和工作内容,有明确规定。
科学零售制度是“过程论”的流程,任何结果必须是流程的顺理成章的最后环节,任何不能控制结果的流程都必须整顿、修正,更加注重查找盈亏的原因,而不是罚款,是典型的“法制”政策。
有效控制货品丢失和盘点错误,更强调消灭任何管理失误导致的货品丢失。
只复查意外的盘点结果,市场部无需大比率核查,财务部不规律抽查即可。
公司只有一个被CEO批准的盘点流程,权威性高,无论谁培训都是统一版本。
制度不能随意制定和修改,遵循一定的程序,权威性高,全员都清楚是公司唯一的法定制度,必须遵守。
这就是强调部门职责为中心的流程普遍存在的弊病和问题,旧有流程的KPI的组成和分解见图2:
如上流程设计,直接导致各个部门的各自为政,本位主义在部门划分之初已经存在,制度上的缺陷,是任何高超的沟通技巧和君子风范都解决不了的,除非所有的部门领导都是“死党”。
依据科学零售,如此流程,要进行改造,就要遵循如下设计原则和思想:
1.任何流程,都必须有一个主体部门负责。所以,流程是按照部门以“项目完成”为目标进行设计的,不是以“部门或岗位职责”为核心设计的;
2.任何一个流程,一般都不是一个部门内部完成的,必须有其他部门的配合,有主有辅。因此其他部门的配合,必须写入流程中,留有流程的接口。相应的事项是否与配合部门冲突,需要在制定流程时共同商讨,使得配合事项与辅助部门本身规则达成一致或者兼容;
3.主要部门负责总的项目目标的实现(KPI),其他配合部门仅考核接口处的配合指标。也就是说,只有主体部门负全责,其他部门只负责协调,责任划分清晰。
因此,流程中心的设计,要遵循“归口统一,责任清晰,法定合作,接口设计”,其逻辑见图3。